Titkárság
Szeretné tudni kinek, mikor, mit írtak?
Esetleg Ön kitől, mikor és milyen tárgyban kapott levelet?
Vagy arra kíváncsi, ki, milyen problémával fordult Önökhöz és hol tart az ügyintézése?
A feladatok maradéktalanul nyomon követhetők, ellenőrizhetők, valamint megtekinthető annak jelenlegi stádiuma (folyamatban, elintézve, átadva...), határideje.
Amit nyújt a program:
Azoknak a titkárnőknek a munkáját könnyíti meg ez az iktató program, akik nap mint nap szembesülnek az iktatás hosszadalmas és időt rabló folyamatával, illetve az elintézendők sokaságával.
Az iktatott levelek könnyen visszakereshetővé válnak akár részinformációk alapján is.
A rendszer hálózatos környezetben is használható, ekkor több felhasználó is kezelheti a programot egyidőben. Bővebb információért kérjük keressen bennünket!
Felhasználók
A programot korlátlan számú felhasználó használhatja. Minden felhasználóhoz saját jelszót és jogosultsági szintet lehet rendelni, valamint skálázható mindenki számára, milyen iktatási kategóriákat láthat-, használhat. A tiltott iktatási kategóriák az adott felhasználó számára nem jelennek meg és listázni sem tudja őket.
Partnerek
Mint mindenütt, a partnerek korrekt nyilvántartása és visszakereshetősége az egyik legfontosabb tényező, így ez képezi a program egyik fő részét. Szinte minden információ eltárolható a partnerekről (név, cím, telefon, pénzügyi és kapcsolattartói információk...), hogy bármikor, azonnal elérhetők legyenek.
Beosztások
A partnerek kapcsolattartóira vonatkozóan korlátlan számú beosztás hozható létre, ezáltal kategóriákba rendezhetők, azaz gyorsabban és könnyebben visszakereshetők.
Kategóriák
Minden iktatás kategóriához rendelhető, tehát megadható az a gyűlytő, amely meghatározza a levél tartalmát (pl: vasáru, élelmiszer...). A kategióriákba sorolt iktatások gyorsabban visszakereshetők, már a főképernyőn (megnyitás előtt) egyértelműen kiderül, milyen tartalommal bír, valamint egy gombnyomásra lista készíthető a találatokról.
Bankok
A programban korlátlan számú Bank nevének és címének a tárolására van lehetőség. A rögzített Bank-ok a korrekt nyilvántartás miatt a partnerekhez rendelhetők.
Dossziék
A dossziék határozzák meg az iktatott anyag pontos helyét, ezért igen nagy a jelentősége. A megadott információ alapján nem csupán a könnyebb kereshetőség lesz biztosítva, hanem az eredeti anyag azonnali visszakeresése is adva van. A levél iránya, a kategória, a levél típusa és a kategória pontos megadásával akár több ezer levélből pár másodperc alatt visszakereshető az iktatott dokumentum.
Iktatás
Az iktatás menete igen egyszerű és gyorsan elvégezhető. Elegendő megadni az iktatott anyag irányát (bejövő, kimenő), a típusát
(levél, e-mail, fax, egyéb), mikor érkezett, az iktatás dátumát (alapértelmezetten a rendszer az aktuális dátumot ajánlja fel),
a partnert, akitől, vagy akinek elküldésre került a dokumentum. Ezek alapján az adatok alapján már rögzíthető az iktatás. A
rögzítéskor a Titkárság program automatikusan legenerálja a soron következő iktatószámot és hozzá társítja a megadott adatokhoz.
Természetesen ennél jóval több információ megadására is van lehetőség (kategória, dosszié, mellékletek száma, hivatkozási szám,
prioritás...), melyek könnybebbé, egyszerűbbé teszik a dokumentumok rendszerezését, visszakeresését.
Postakönyv modul (opcionális)
A modul segítségével a kimenő levelek postai feladása szinte egy kattintást igényel.
Regisztrált partnereink két verzió közül választhatnak:
- Hagyományos papír alapú. Ekkor a program kinyomtatja a posta által is elfogadott postai jegyzéket két példányban, melyet csak a
levelek mögé kell tenni és már vihető is feladásra. A nyomtatás naponta akár többször is végrehajtható, mivel a rendszer naplózza
a már nyomtatott kimenő iktatásokat, így a duplikált feladások elkerülhetők.
- A modernebb postakönyv formátum az úgynevezett elektronikus feladójegyzék. Ekkor a rendszer a Magyar Posta Rt. által jóváhagyott
formátumban elkészíti egy floppy lemezre a feladójegyzéket, melyet ugyan úgy kell kezelni, mint a hagyományos papír alapút, tehát a
levelekkel együtt kell leadni a feladáskor.
Elintézendő feladatok
Mindenki számára fontos, hogy ne felejtsen el semmit, ezért különböző helyeken tárolja az elintézendő feladatokat. Általában
ezek a feljegyzések eltűnnek, elkallódnak, esetleg újabbak kerülnek rá, majd így csak későn kerülnek elő ismét.
Ezen segít a program Elintézendő feladatok modulja. Minden fontos információ tárolható, nyomonkövethető, sürgősségi szint
rendelhető hozzá... Amennyiben több lépésben végezhető el az adott feladat, minden ügyintézést külön-külön lehet rögzíteni, tehát az
ügymenet teljessége nyomonkövethető.
A feladat elintézése, elvégzése egy gombnyomással jelölhető, ezáltal napra készen vezethetők.